7 consejos comerciales de mantenimiento de HVAC para empresas con varias ubicaciones

¿Qué valor aporta su proveedor comercial de mantenimiento de HVAC a su negocio?

Obtener servicios comerciales de mantenimiento de HVAC para un negocio de múltiples ubicaciones es diferente a obtener esos mismos servicios para una sola ubicación. Especialmente cuando administra más de 20 o 30 ubicaciones, necesita más que un proveedor que sea técnicamente competente y llegue a tiempo a las citas.

Para obtener el máximo valor de su proveedor comercial de mantenimiento de HVAC, necesita una empresa que actúe como su socio comercial: ahorrándole tiempo y dinero y ayudándole a tomar mejores decisiones.

7 consejos para obtener un mejor mantenimiento de HVAC comercial para múltiples ubicaciones

Aquí hay 7 cosas que debe buscar de su empresa comercial de mantenimiento de HVAC que le brindan un valor adicional para optimizar sus operaciones e incluso reducir de manera proactiva los costos de mantenimiento.

1. Un administrador de cuenta dedicado

Como empresa de varias ubicaciones, está proporcionando un volumen significativo de trabajo para su empresa comercial de mantenimiento de HVAC, y su proveedor debe proporcionar un administrador dedicado asignado a su cuenta. Para usted, es un único punto de contacto que conoce su historial y lo que sucede con el mantenimiento en todas sus ubicaciones. Ese gerente puede acumular información para la administración regional y comunicarse de manera eficiente con su personal en todos los niveles.

2. Órdenes de trabajo electrónicas

No tiene tiempo para leer montones de órdenes de trabajo, o incluso recordar hacer una llamada telefónica para averiguar qué sucedió en una llamada de servicio para una de sus ubicaciones. Para ahorrarse tiempo y papeleo, elija una empresa comercial de mantenimiento de HVAC que utilice tecnología móvil para enviar órdenes de trabajo electrónicas al finalizar cada trabajo.

3. Informes de estado trimestrales

Como gerente comercial, confía en los datos para ayudarlo a tomar decisiones. Entonces, ¿por qué, cuando se trata de mantenimiento de HVAC comercial, debería verse obligado a adivinar al tratar de presupuestar los gastos de mantenimiento e incluso el costo de reemplazar el equipo?

Un proveedor que preste servicios a su negocio de múltiples ubicaciones debe reunirse con usted trimestralmente y proporcionarle informes que le muestren cómo se están desempeñando sus ubicaciones desde el punto de vista del servicio, tanto individual como colectivamente como región. Esos informes deben detallar tanto los costos como las horas de servicio para cada ubicación y mostrar las tendencias durante el trimestre, el año hasta la fecha e incluso durante varios años.

4. Alertarte sobre problemas

Su empresa comercial de mantenimiento de HVAC debe ser sus ojos y oídos en el terreno sobre lo que sucede con los problemas de mantenimiento en todas sus ubicaciones. Deben alertarlo si hay un pico en las horas de servicio para una ubicación, o si una está consumiendo una cantidad desproporcionada de horas de contrato. Eso le permite investigar la causa subyacente del problema.

Por ejemplo, es posible que descubra que una ubicación que utiliza el 20 por ciento de sus horas de servicio tiene equipos que son muy antiguos y obsoletos, y necesitan reemplazo. Tener esta información le permite planificar los gastos de mejora de capital (en lugar de tener una emergencia en sus manos cuando el equipo viejo se descompone para siempre). Reemplazarlo de manera proactiva también reduce los gastos de mantenimiento de HVAC comercial y sus facturas de energía.

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5. Acuerdos de mantenimiento todo incluido

Hay muchas razones por las que los gerentes de empresas con ubicaciones múltiples consideran contratos con todo incluido para el mantenimiento de HVAC comercial, aunque tengan un precio más alto. Estos acuerdos eliminan las conjeturas al presupuestar los gastos de HVAC: cubren toda la mano de obra, las piezas y los materiales para cualquier cosa que pueda salir mal en todas sus ubicaciones. Eso elimina el riesgo de enfrentar un gran gasto inesperado cuando falla el equipo.

Estos contratos también reducen el papeleo y la contabilidad, ya que no tiene que rastrear ni pagar facturas por cada pieza y cada visita de servicio. Aquí hay otro beneficio inesperado: las reparaciones se pueden completar más rápido ya que no hay necesidad de esperar las aprobaciones. Su técnico puede obtener la pieza y hacer que todo vuelva a funcionar de inmediato.

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6. Propuestas creativas de ahorro

Cuando se trata de un gasto tan grande como el mantenimiento de HVAC comercial para docenas de sitios, desea un proveedor que pueda (y esté dispuesto a) pensar fuera de la caja y ofrecerle opciones de ahorro de costos. He aquí un ejemplo: Arista ha ofrecido a nuestros grandes clientes de ubicaciones múltiples la opción de reducir el costo de su próximo contrato de servicio cuando reemplazan proactivamente el equipo obsoleto.

7. Cuidado con el vendedor de bolas bajas

Cuando solicita ofertas para grandes contratos comerciales de mantenimiento de HVAC como este, el resultado es casi inevitable. Obtendrá ofertas bajas de proveedores sin experiencia que realmente no entienden el tiempo y los gastos que se necesitan para dar servicio a múltiples cuentas de ubicación. Si decide arriesgarse e ir con una de estas compañías, sucederá una de dos cosas (y probablemente ambas):

• El proveedor volverá a usted el próximo año con una propuesta mucho más costosa (una vez que descubran cuánto les está costando realmente el servicio de su cuenta). Si lo hacen, asegúrese de que el aumento esté justificado por los números. El proveedor debe proporcionar detalles de los costos y horas de servicio en los que ha incurrido su contrato durante el año.
• Si el precio no sube, el nivel de servicio probablemente bajará. Notarás una merma en la calidad del servicio: escatimando en tareas de mantenimiento, utilizando repuestos baratos. Y ciertamente no obtendrá ninguno de los servicios comerciales de mantenimiento HVAC de valor agregado mencionados anteriormente. Lo que es peor: si no está prestando mucha atención, es posible que no se dé cuenta de que están escatimando en el servicio y, como resultado, enfrentará costos de reparación cada vez mayores.

De una forma u otra, asegúrese de obtener el valor que desea y necesita por el precio que paga por el servicio comercial de HVAC.

Aquí hay un recurso que puede ayudarlo a descifrar las complejidades de los acuerdos comerciales de mantenimiento de HVAC y, en última instancia, elegir el contrato que mejor se adapte a las necesidades de su negocio: Contratos de mantenimiento preventivo de HVAC: cómo encontrar el adecuado para su infraestructura de HVAC

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